Dokumentacja pracownicza  w świetle stanowisk Ministerstwa Pracy, PIP, UODO  z uwzględnieniem zmian  w prawie pracy

TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA

• 5 listopada 2025 r. od godz. 09.00 do 15.00 (7 godz. lekcyjnych)
• Szkolenie prowadzone jest w formule on-line, (tzw. webinar). Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy.

WYKŁADOWCA

Iwona Wołkiewicz  - absolwentka Studiów Podyplomowych z Prawa Pracy na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Szkole Głównej Handlowej. Umiejętności trenerskie szkoliła na Wydziale Pedagogicznym Uniwersytetu Warszawskiego oraz licznych kursach trenerskich. Wieloletni praktyk na stanowiskach Specjalisty ds. Administracji Personalnej, Specjalisty ds. Rozwoju Personelu, HR Business Partner. Doświadczenie zawodowe zdobywała w międzynarodowych korporacjach Coca – Cola HBC, PTK Centertel (Orange), GTS Poland (Grupa T-Mobile), MDDP Outsourcing Kadr i Płac (usługi świadczone m.in. dla firm: Alior Bank, Krono, AccorHotels, Merck). Od 12 lat prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy. Wieloletni współpracownik  Uczelni Techniczno -Handlowej im. H. Chodkowskiej. Od sześciu lat związana z Infor, gdzie prowadzi szkolenia online (Inforakademia), stacjonarne, jak również jest prelegentem na licznych Konferencjach organizowanych pod patronatem Gazety Prawnej.

PROGRAM

I Ogólne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Dokumentacja pracownicza – jej skład i zasady archiwizacji dokumentacji – zmiany w 2025 roku w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy
3. Kiedy przechowujemy dokumentację pracowniczą 10 lat a kiedy 50 lat
4. Kiedy składamy ZUS OSW i ZUS RIA
5. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji kontynuacji zatrudnienia
6. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji ponownego zatrudnienia pracownika – stanowiska resortu pracy i PIP
7. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej – podwójny obowiązek informacyjny dla pracowników – stanowisko MRPiT
8. Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej

II Trudne przypadki w prowadzeniu Akt osobowych

1. Dwie teczki Akt Osobowych a zbiorcze świadectwo pracy – stanowisko MRPiPS
2. Składowe akt osobowych
3. Dokumenty, których nie przechowujemy w aktach osobowych
4. Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu - stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy
5. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych – stanowisko MRPiT
6. Duplikat czy kopia – na wniosek pracownika lub byłego pracownika - stanowisko

III Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

1. Ogólny podział dokumentacji w sprawach stosunku pracy oraz przechowywanie dokumentacji w sposób przyjęty u pracodawcy
2. Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy a dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi – najczęstsze błędy w archiwizacji

IV Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

1. Postać papierowa a postać elektroniczna
2. Co rozumiemy pod pojęciem postaci elektronicznej i jakie mamy możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w tej postaci
3.  Elektronizacja Akt osobowych - czy można przeprowadzać etapowo
4. System teleinformacyjny do przechowywania dokumentacji pracowniczej - wymogi techniczne i zabezpieczenie danych
5. Czy przechowywanie dokumentacji pracowniczej w folderach i plikach na dysku sieciowym jest właściwym sposobem na archiwizację dokumentacji pracowniczej

WYMAGANIA SPRZĘTOWE

• komputer lub urządzenie mobilne ( telefon, tablet ) z głośnikiem oraz dostęp do Internetu. Dla zapewnienia sprawnego przebiegu zajęć, zalecamy korzystać z najaktualniejszych wersji przeglądarki Chrome, Safari, Firefox, Opera lub Edge.